Het Eisberg / IJsberg-model
Het eisberg /
ijsberg-model in het kort:
Dit model is een visualisatie van hoe discus omgaat met het verzuimbeleid voor haar medewerkers.
- delen:
Het verzuimbeleid van Discus richt zich op eigen regie van de medewerker ten tijde van ziekte, blessures of persoonlijke problemen. Hoe dit in de praktijk werkt is samengevat in het Eisberg/IJsberg-model (gebaseerd op een model van het bedrijf Falke & Verbaan)
De Eisberg met een korte ei, staat voor het totaal aan eisen waaraan een medewerker normaalgesproken voldoet volgens zijn financiële afspraak (arbeidsovereenkomst) met Discus. Hij of zij ontvangt loon in ruil voor het uitvoeren van een bepaald takenpakket.
De IJsberg met een lange IJ staat voor de medewerker zelf. Datgene wat de medewerker daadwerkelijk tijdens werktijd doet, is de berg boven het wateroppervlak. Als de hoeveelheid lager is dan gewenst, is er sprake van verzuim. Over die verzuimsituatie gaat het Eisberg/IJsbergmodel.
Een derde element in het model is datgene wat onder het wateroppervlak van IJsberg ligt. Dat is de reden van verzuim. Wellicht is het ziekte, een blessure of zijn het persoonlijke problemen.
De volgende twee situaties maken meer duidelijk over de praktische invulling van het Eisberg/IJsberg-model. In situatie 1 wordt geen verzuim gemeld, in situatie 2 wel.
Situatie 1: tijdelijk verzuim
In het geval van tijdelijk verzuim is iemand afwezig, maar wordt niet ziek gemeld bij HVO Querido, dat het risico voor verzuim draagt. De medewerker blijft verantwoordelijk voor het takenpakket. Een afspraak kan wellicht een week wachten, desnoods neemt een teamgenoot het over.
Stel: het jongste teamlid, Julia, kan minder doen de komende week. Ze meldt dit aan haar team, via een groepsmail. Haar collega’s vragen wat er aan de hand is, of in de terminologie van het model: Wat speelt er onder de IJsberg? De opa van Julia is overleden. Ze heeft de ochtenden nodig om haar familie te ondersteunen en vrijdag is de crematie. Ze vraagt of collega’s een paar huisbezoeken kunnen doen en meldt zich af voor een vergadering. De maandag daarop is ze weer aanwezig.
In deze situatie is het minder van belang of het legitiem verzuim is in de traditionele zin van het woord. Ook een zieke oppas, een gebroken fietssleutel of zelfs liefdesverdriet kan een reden voor verzuim zijn. Van belang is dat de medewerker verantwoordelijk blijft voor de taken en vertelt wat er aan de hand is.
Ijsberg
Zichtbaar gedrag:
Positief constructief Uren gewerkt Op tijd komen Aantal klanten Etcetera
Klachten:
Werk gerelateerd
Personsgebonden Sociale context
Voordelen ten opzichte van traditioneel verzuimbeleid
Het voordeel voor de werknemer is dat afwezig zijn mogelijk is voor situaties die traditioneel gezien geen gegronde reden zijn voor afwezigheid. Bijvoorbeeld: een vader haalt zijn kinderen van school, maar werkt ’s avonds een uurtje langer door. Als een nadeel kan worden gezien dat de werknemer te allen tijde verantwoordelijk blijft voor het werk dat er ligt. Het is niet meer mogelijk om te zeggen: ik ben de komende dagen ziek, zie maar hoe jullie het verder oppakken.
Dat kan echter ook prettig zijn. De drempel om weer te beginnen is lager omdat de controle over het takenpakket blijft.
Tot slot is de werknemer veel flexibeler. Ook dat is een voordeel. Hij of zij meldt zich afwezig als dat nodig is en haalt het werk in op een tijdstip dat goed uitkomt. De werknemer ervaart meer mogelijkheden om het werk in te delen. Dat heeft een positieve invloed op het ervaren van werkdruk.
Het voordeel voor de manager is dat hij of zij vrijwel geen verzuim schrijft. De verzuimcijfers zijn dus goed. Wel is het personeel vrijer om meer verzuim op te nemen. Dat kan een risico vormen voor Discus als geheel. In de praktijk blijkt dit echter heel erg mee te vallen. De klant ondervindt weinig tot geen hinder van het beleid.
Disfunctioneren
Nog een voordeel van het Eisberg/IJsberg-model is dat het inzetbaar is voor meer dan alleen verzuim. Het is een hulpmiddel voor het personeelsbeleid van Discus als geheel. Ook in het geval dat een werknemer minder goed functioneert dan normaal, is het model een leidraad. Deze werknemer doet minder: zijn of haar IJsberg is dus lager. In het ideale geval signaleert de werknemer dit zelf en bespreekt het met teamgenoten of leidinggevende. Samen kijkt men wat er onder de IJsberg speelt en maken ze een plan om te herstellen. De Eisberg (datgene waaraan de medewerker moet voldoen) verlaagt eventueel tijdelijk, teamgenoten kunnen helpen of het werk wordt anders ingedeeld. Ziekte staat binnen het model dus gelijk aan disfunctioneren: in beide gevallen kan een werknemer niet aan de eisen van de functie voldoen.
Eisberg
Arbeidscontract:
Taak- en functie Aantal uren Aanvullende taken Etcetera
Situatie 2: structureel verzuim
In situatie 2 wordt een werknemer wel ziek gemeld bij HVO Querido. Dat kan twee redenen hebben. De eerste reden is dat een werknemer niet vertelt wat er onder de IJsberg speelt. Hij of zij is wel afwezig, maar wil of kan niet zeggen wat er aan de hand is. Er is dus ook moeilijk vast te stellen wanneer diegene weer volledig inzetbaar is en hoe de taken moeten worden herverdeeld. Het verzuim wordt gemeld bij HVO Querido. Deze reden geeft aan dat een goede relatie tussen manager en werknemer belangrijk is. Als ze in openheid kunnen bespreken wat er aan de hand is, meldt de manager geen verzuim.
De tweede reden voor verzuim dat gemeld wordt, is dat er geen zicht is op verbetering van de situatie waarin een werknemer minder doet. Dit kan bijvoorbeeld het geval zijn bij een chronische ziekte. Als er geen zicht is op verbetering, kan er ook geen plan worden gemaakt om het mindere functioneren op te vangen. Helaas is datgene wat een werknemer zou moeten doen voor het salaris dat hij of zij krijgt, structureel niet te behalen. De werknemer wordt ziek gemeld. Een oplossing kan zijn om een andere functie te vinden binnen of buiten Discus, een functie waarin de IJsberg en de Eisberg weer in evenwicht zijn. In de praktijk komen beide redenen van verzuim zelden tot nooit voor binnen Discus, wat niet wil zeggen dat het niet kan gebeuren in de toekomst.
Situatie 2: structureel verzuim
In de ideale situatie werkt het verzuimbeleid van Discus preventief. Collega’s kijken regelmatig bij elkaar onder de IJsberg. Ze weten wat er speelt in het persoonlijke leven van elkaar. Dat is om te beginnen prettig voor de samenwerking: binnen een zelforganiserend team benaderen collega’s elkaar immers voor regelmatig voor hulp. Door betrokken te zijn bij elkaars persoonlijke leven ziet men ook eerder dat een collega veel stress heeft, al langere tijd verkouden is of maar moeizaam werk en privé kan combineren. Collega’s kunnen daarop inspelen door elkaar te helpen, voordat verzuim optreedt.